京都の ”戦略＆実践” 中小企業コンサルティング
ロング ラスティング ライン３L
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弊社の社員研修からの抜粋である。
スケジューリングの重要性についてだ。
スケジューリングと言うと、ノートに今ならオンラインのカレンダーにアポイントや会議を入れる事だと思っている間は仕事がはかどらない可能性が高い。
スケジューリングこそが仕事の結果・成果の優劣を決定すると言っても過言ではないと言うのが弊社の考え方である。
スケジューリングとは
即ち
タスクマネジメントであり、俗に言う工程表のことである。
タスク＝仕事を
- 必要なアクションに分解する
- 各アクションの必要な仕上がりタイミングを理解する
- 必要な関係者を巻き込むタイミングを理解する
- 必要な準備やデータを理解する
事である。
その上でそれらをカレンダーに置くことをスケジューリングと言う。
例を出してみる
- 新製品のPR戦略を立てることになった。
さーどうする。
まず、戦略の構築終了が１２月末。今が９月１日だ。
戦略構築の為に必要な事柄を整理する
- 商品の理解
- 消費者リサーチ
- 予算の申請
- PR会社の理解
- 競合のPRアクションプランの理解
- etc. etc. etc
もっともっとあるだろう。
まず
- １） それらに分解し
- ２） どの順でどれを進めて行く必要があるか
を検討する。
順番を間違うと非効率である。 今やらなくとも良い仕事をしても意味がない。
並行で行うことが出来るアクションとそうでないアクションもある。
それらを検討した上でカレンダーに置いておく。
勿論、各アクションはさらに細分化される。それらが数が多くなり過ぎる様でであれば個別のカレンダーに入れ込む。
そう。スケジューリングカレンダーは長大なものとなる。
これがスケジューリングの基本である。
少し話しを小さくして見よう
- 上司に来週の金曜までにA店における競合の販売個数を報告してくれ
と言われた。
”木曜に報告書作成”とだけカレンダーに記入している間は良い仕事が出来ない。
何故なら、木曜に予想もしていなかった別のトラブルが発生して報告書作成に十分な時間が取れないかもわからないからだ。と言うか必ず発生する。それがビジネスだ。
その結果、内容が未熟な報告書になるか、長時間残業になるかだ。
これではスマートなビジネスパーソンとは言えない。
これでも幾つかのパーとに分けられる
- Ａ店にデータに依頼をする
- データを表にする
- データを分析する
- まとめ方を考える
- 報告書を作成する
- 報告書を修正する
- 報告書を最終確認する
等だ。
そして提出が木曜か金曜になればよいのだ。
そして重要な事は作成を３回に分けていることだ。作成した物は少し冷やして見直すことによりクオリティーが増すものだ。
この各アクションをカレンダーに記入するように癖を付ければミスなく良い仕事ができるはずだ。
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