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主催者として会議を効率的・効果的に行い主催者＝貴方の目的を達成するための会議・ミーティングのコツの２回目です。
主催者として会議・ミーティングを上手く運ぶためのコツ
- ミーティングの目的を明確にする
- その時間内でその目的が達成できるかどうかを考える
- 参加者を厳選する
- 必ず最後に結論を出す
- 時間を厳守する
- ネクストステップを明確にして会議を終える
- 会議のサマリー（まとめ）を作成して参加者及び関係者に送る
今回は
4. 必ず最後に結論を出す
これは
良い会議とは？等記事では必ず出てくるフレーズです。
それほど当たり前の事なのです。 が出来ていない会議が多くあります。
理由はいくつかあります
- そもそもこの会議の目的が明確でなかった（コツの１番目で解説した部分です）
- 参加者が好き勝手にしゃべる
- 声の大きい人が独断で他を圧倒する様な事を言い違う方向に会議を導く
- 主催者の準備不足で時間が足らない
- 参加者の準備不足で時間が足らない
- 質問を制御できずに時間が足らない
等
が主な所でしょうか？
これ全て主催者の貴方の力量不足です。 貴方の責任です。
これを防ぐにはいくつかの方策があります。
やはり、
コツの１番目の目的を明確に伝える。そしてその目的達成の為の準備（事前の資料配布等）をしっかり行う事
これは基本中の基本です。
そして、その目的を会議の冒頭で再度参加者に徹底します。
その上で
そこから逸脱する様な行為や発言をする方には勇気をもって主催者の貴方が注意をし、会議の目的達成の為の協力を依頼することです。
そして、最後にその目的が１００％達成出来なくとも、結論が貴方にとって不満足なものであったとしても
必ず決まったことを箇条書きで言葉にして全員に伝手ることが重要です。
- ”これが今日の結論です”
- ”これが今日決まったことです”
- ”これが今日の合意です”
これらのフレーズで全員に伝えてください。 これがないと後になって”俺は知らない”等と言ってくる人が出ます。
また、それがあれば参加者は会議に参加した意義を感じますし、それが１００％達成できなかった場合でもその原因を作った人が参加者の中にいるのであれば反省を促すことが出来ます。
何よりもその繰り返しで参加者が会議の目的達成。結論にを出すことに協力する重要性を理解し次回の会議。そしてまたその次の会議と。だんだん加速され全員がハッピーになれるのです。参加者としての責任を理解し協力する義務があることを認識すると言う事です。
５．時間を厳守する
コツの１番目の目的の理解やその準備がされていない事は論外です。
時間内で終わらない原因の多くは
質問と予期していなかった問題の提起
ではないでしょうか？
これは無視するわけには行きません。
質問はあらかじめ想定して回答を用意しておくこと。あるいはプランの説明の中で網羅しておく事で多くは防げます。
予期せぬ問題の提起は、その場でそれが解決されなければ当初の貴方の会議の目的が達成出来ないのであれば、方法は２つです。
- 時間をその問題に割いて、今日の会議の目的を当初より変更する。（例えばこの問題を解決するためのネクストステップの合意等）
- ”解決しなければならない問題”としてそれは一旦置いておき、それが解決されなくとも決められることのみにディスカッションを集中する。（それはやはりネクストステップとして次回に以降に回すことになります）
目的が１００％達成できないと分かった場合にでも達成出来ることのみを達成することに注力し、一旦それらの提起された問題のディスカッションを打ちきると言う事です。
上記の１の様にその提起された問題に１００％時間を割くことへの変更であっても問題ありません。
それに集中することです。
”この問題は非常に大きくこれを解決することが今一番重要な議題なのでこのディスカッションのみに今日の議題は変更します”と宣言します。
そして他のディスカッションを打ち切ります。
先の質問についても、良策は、それを聞いてきた人に
”それではそれについては会議後に個別にお話ししましょう”
”それは会議後にお二人で個別でお話しください”
としてその会議ではそこで打ち切ることです。。
時間は有限です。その時間が来たら会議・ミーティングは終了しなければならないのです。
何が起こってもその時間でできる最大限の成果を手に入れると言う強い意志が必要です。
6. ネクストステップを明確にして会議を終える
結論を箇条書きで伝えた後に
その結論と共にこれから行わなければならないことをやはり箇条下記で全員に伝えます。
そして、
①誰が、
②いつまでに
それを行うのかをその場で決定します。
上記の予期しなかった問題提起についてもそのネクストステップに当然入って来ます。
個別の質問についての時間を設けることもそうです。
結論とネクストステップはセットになる場合が多いです。
７．会議のサマリー（まとめ）を作成して参加者及び関係者に送る
面倒臭いことですが、是非やってください。
会議録や議事録等の形で行う企業もかりますが、、、、、私は特段の問題や理由が無ければ
- 決まったこと（合意事項・結論）
- ネクストステップ
のみで十分だと考えます。
これを文章にして会議終了後出来るだけ早いタイミングで送ることが重要です。
人の記憶は曖昧です。激しいディスカッションがあったとしても１-２日で詳細は忘れてしまうものです。
合意事項が形となって継続して行われるためにも文章でサマリーを書くことは重要です。
また、貴方の発行したサマリーが貴方の理解不足で内容が違っていた場合には指摘を貰うことにより正しい結論になっていきます。
- ”内容について確認ください”
- ”ネクストステップの実行をお願いします”
- ”内容について私の理解不足な点があればご指摘ください
の３つの言葉をセットで必ずつけると良いでしょう。
また、違う効用もあります。
このサマリーが出た後では参加者は気が変わっても反論することが困難になります。
これは反論することがダメと言う意味ではなく意見は正当な場で正当な方法で公平に言うべきだと言う認識を徹底することでもあるのです。
参加者も参加者として意見を言い、ディスカッションする義務があると言う事です。
その主催者と参加者の職務としての義務があるから会議・ミーティングは実のあるものになるのです。
いつも後になってから反論や文句を言う人が社内には一人はいるものです。
このサマリーを出すことによってその人の考えやビジネスマナーが改まる効果も同時にあると言うことです。
いかがでしょうか？
会議・ミーティングのコツを７つ解説しましましたがどれも目新しいものではないと思います。
が、私を含めこれらを全て出来ている人はそうはいません。
自分への戒めと改めて皆さんの参考になれば幸いです。
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