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会社では様々な会議・ミーティングが行われます。特にポジションが上に行けば行くほど多くなるのではないでしょうか？
今回は”主催者”としてミーティングを設定する場合にそのミーティングを実りのあるものにするためのちょっとしたコツをお伝えしたいと思います。
主催者として会議・ミーティングを上手く運ぶためのコツ
- ミーティングの目的を明確にする
- その時間内でその目的が達成できるかどうかを考える
- 参加者を厳選する
- 必ず最後に結論をだす
- 時間を厳守する
- ネクストステップを明確にして会議を終える
- 会議のサマリー（まとめ）を作成して参加者及び関係者に送る
概ねこんな感じかと思います。
当然の事ですね。 目新しいものは何一つありません。
しかし、多くの会議がこのような形では進んでいないと言うのが私の経験です。その結果
得るものが期待ほどなかった。
ストレスだけが残った
時間の無駄だった
等の愚痴が出たりします。
結論が参加者の意向に沿うものかどうかは別として、必ず主催者の目的は達成しましょう！ と言うのが私の考えです。
無駄な時間を費やしてる暇はビジネスにはありません。
１．ミーティングの目的を明確にする
ミーティングを主催者、そう貴方がこのミーティングで手に入れたい結果を自分でクリアに理解していると言う事です。
この最初で最重要の事柄が抜け落ちている人が多くいます。それが非効率で効果の薄いミーティングの基本的な原因です。
- 何かに合意を得たいのか？ そうだとすればその何かは何？
- プランの大筋に合意をしてもらいたいのか？
- プランの詳細に合意してもらいたいのか？
- プランの詳細について責任者間で討議して結論を出してほしいのか？
- 説明する内容を理解してもらいたいのか？
- それら全て？
等
全てのスタートはここからです。
2. その時間内でその目的が達成できるかどうかを考える
これは当たり前のことです。日常生活なら普通に考えていることなのですがこと会議・ミーティングになったらここに頭が回らない人がいます。
たった１時間でそれが出来ますか？想像してみてください。 考えなければなりません。
例えばこで資料を読むだけで２０分かかる。。。。理論的に無理です。
必ず主催者の目的を達成するのであれば手段は２つです。
- 事前にメールなどで資料を送りミーティングで達成したいことと、討議したいことを具体的に書いて事前に参加者に準備しておいてもらう。当日はその各自の結論を持って来てもらう。
- ミーティングの目的を小分けにし、複数回の会議を開催する。
それらのどちらかのアクションを主催者は取らないと目的を達成できません。それどころから参加者から主催者への非難が出ることになります。それはもっともな非難で全て主催者の責任です。
３．参加者を厳選する
時々取り合えず呼んでおこうと言う発想でミーティングに人を呼ぶ方がいます。
これはとても迷惑な事ですね。 呼ばれた人も暇でぶらぶらしているわけではありません。
主催者はみんな忙しく、そして貴方の為にだけ働いているわけではないことを十分理解した上で必要最小限の参加者を厳選しなければなりません。
もしかの時にために。。。。は参加者のみに許される権利です。 そのために自分の部下を連れてくる。これは主催者の権限ではありません。勿論この場合も別の ”迷惑なダメ上司” 問題がありますが。。。。。
主催者である貴方の目的を達成するために
その知識と権限を持っている人だけに厳選
して会議・ミーティングは開催されるべきです。
次回は
４．必ず最後に結論を出す
からの解説を行います。
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